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Riunioni, Mediazione civile e Colloqui di LaVORO

La giornata di venerdì 29 marzo 2019 ha proposto ai ragazzi del Master Manageriale di Lecco100 tre diversi momenti formativi riguardanti la gestione delle riunioni, la Mediazione civile e come affrontare i colloqui di lavoro.

Durante la mattinata, le lezioni sono state tenute da Alessio Sperlinga – formatore, informatico e controlling manager – e da Massimiliano Ferrari – commercialista e formatore dello Studio Ferrari & Associati di Lecco, mentre nel pomeriggio è tornata a trovarci Laura SumaSales & Service Representative presso Manpower Group Lecco.

Alessio Sperlinga

La prima parte della giornata è stata dedicata ad una formazione relativa al tema delle RIUNIONI. Sul luogo di lavoro, molto spesso ci si trova a dover affrontare momenti di équipe, e con Alessio Sperlinga sono state esplorate modalità organizzative vincenti per far sì che questi momenti possano essere produttivi sul piano del tempo, dello scambio delle informazioni e della proficuità del lavoro.

In primis, è stato indagato cosa significa ORGANIZZARE le riunioni. Si è detto che, per indire una riunione, sono necessari almeno 3 buoni motivi, e che il numero consono di partecipanti affinché la riunione porti a risultati soddisfacenti oscilla fra 4 e 7. Un numero superiore di persone, infatti, non permette un rapporto comunicativo abbastanza approfondito: per evitare la distanza prossemica dell’“approccio teatrale”, in caso di partecipanti numerosi è bene suddividere la platea in gruppi più piccoli o far nominare dei rappresentanti. Sempre sul piano organizzativo, inoltre, risulta necessaria la limitazione dei tempi: una riunione deve avere orario prestabilito, di inizio e di fine; in caso fossero necessari approfondimenti, la strategia migliore è quella di indire un secondo momento di incontro per discutere dei temi rimasti in sospeso, piuttosto che protrarsi fino a tempo indeterminato. Ultima questione pratica, ma non meno importante, è quella dell’O.D.G.: per la buona risuscita di una riunione, e per evitare inutili perdite di tempo ed energie, è necessario che gli obiettivi e gli scopi siano pianificati e preparati – diffidare della dicitura “varie ed eventuali”!

Successivamente, sono state discusse alcune modalità per CONDURRE le riunioni. La puntualità, espressa anche nell’arrivare in anticipo, è la parola d’ordine. Sta poi al conduttore/moderatore della riunione il decidere l’aspettare o meno i ritardatari, senza posticipare troppo l’inizio dell’incontro. Il conduttore poi facilita, modera e partecipa attivamente lasciando che siano gli altri ad intervenire e a esprimere le loro idee e opinioni. È segno di serietà seguire scrupolosamente l’Ordine Del Giorno, discutendo gli argomenti più impegnativi prima e quelli più leggeri in un momento successivo. È necessaria, infine, la verbalizzazione degli argomenti discussi, per riassumere, lasciare traccia di quanto trattato ed evitare che gli stessi temi vengano sviluppati nuovamente durante incontri seguenti.

E’ stato poi esplorato cosa vuol dire PARTECIPARE ad una riunione, in termini di organizzazione e di cortesia. È buona prassi, infatti, chiedere conferma dei tempi dell’incontro e dell’O.D.G., sempre al fine di ottenere il massimo equilibrio in termini di tempo/energie. Per ciò che concerne le norme di cortesia, è stata ribadita, ancora una volta, l’importanza della puntualità, così come del mantenere un comportamento adeguato al contesto (abito, toni, telefono cellulare spento o in silenzioso, rispetto del ruolo del moderatore). È bene inoltre mantenere un profilo attivo, cercando tuttavia di evitare i conflitti.

Infine, con Sperlinga i ragazzi del Master hanno sperimentato una modalità di riunione alternativa, ovvero lo STAND-UP MEETING. Questa tipologia di riunione-lampo è da svolgersi tutti i giorni sul luogo di lavoro, possibilmente alla stessa ora, e coinvolgendo figure differenti (7±2) per un massimo di 10 minuti. Lo stand-up meeting si svolge in piedi, in cerchio, in modo tale che tutti possano guardarsi negli occhi. Questa modalità di riunione risulta essere molto efficace per condividere con i membri di un team risultati ed ostacoli, ponendosi tre semplici domande: “Cosa ho fatto da ieri a oggi?” / “Cosa farò fra oggi e domani?” / “Quali problemi riscontro?”. In caso emergessero delle problematiche, questa tipologia di incontro alternativa facilita la comunicazione individuando le figure che potrebbero più efficientemente venire in aiuto per la risoluzione delle complicazioni.

Massimiliano Ferrari

La seconda parte della mattinata è stata poi dedicata ai meccanismi di ALTERNATIVE DISPUTE RESOLUTION (A.D.R.): con il Dott. Ferrari – http://www.ferrariassociati.com/ – è stato esplorato il tema della MEDIAZIONE CIVILE intesa come possibilità di risoluzione alternativa di conflitti. La figura del MEDIATORE si pone come un soggetto terzo “C”, neutro e imparziale, che media la relazione in conflitto fra un soggetto “A” e un soggetto “B”. Lo scopo di una mediazione è quella di supportare le parti nel trovare una soluzione che possa essere la migliore per entrambi, trovando un accordo che abbia valore legale, senza dover appellarsi a giudici e avvocati.

Il Mediatore è una figura professionale che non decide chi ha ragione: non ricopre le funzioni di giudice o di arbitro, ma che cerca di essere utile all’interno del conflitto tramite un tentativo alternativo. Secondo Ferrari, in una mediazione è necessario lo spostamento dell’attenzione dalla posizione presa dalle parti verso i reali interessi e bisogni di ciascuno. Non è una questione di tecnica o di procedibilità, ma di ascolto attivo ed empatia: si tratta di “allargare la torta”, lasciando parlare le parti interessate con lo scopo di andare oltre il problema in sé (oggetto), tenendosi aperte ad altre questioni.

Un esempio di mediazione può essere portato dalla “storia dell’arancia e delle due sorelle”:
                “Due sorelle (PARTE A & PARTE B) litigano per ottenere l’unica arancia rimasta nel cesto della frutta. La prima afferma che l’arancia spetta a lei, in quanto più grande; la seconda dice invece che il frutto è di sua proprietà, perché chiesto per prima. La madre (GIUDICE/ARBITRO) interviene e, cercando di porre fine alla lite, taglia l’arancia in due parti perfettamente uguali e ne da metà a ciascuna bambina.
                Le due bambine tuttavia non sono soddisfatte, e continuano a litigare fra di loro in quanto ognuna vuole l’arancia intera, senza cederne nemmeno un pezzo all’altra.
                Interviene così la nonna (MEDIATORE) che, dopo aver attentamente osservato la scena, domanda alle bambine il reale motivo per cui vogliono l’arancia intera. La prima bambina risponde di aver sete, e di voler spremere l’arancia per berne il succo. L’altra, risponde che vuole grattugiarne la buccia per fare una torta. La nonna senza indugio spreme la polpa perché la più piccola ne possa bere il succo e grattugia la buccia dell’arancia affinché l’altra possa usarla per fare la torta. In questo modo la nonna soddisfa entrambe le bambine e torna la pace.”

Analizzando questa simpatica storia è possibile comprendere il reale valore della mediazione. Le due bambine erano impegnate a litigare senza provare ad ascoltarsi e comprendersi, focalizzandosi solo sul tentativo di far valere i propri diritti. La soluzione della madre, senz’altro imparziale ed equa, non è risultata efficace. Il successivo intervento della nonna, invece, riesce ad essere efficiente e a dare soddisfazione ad entrambe le bambine, grazie ad un’indagine condotta sui reali motivi che spingevano le due bambine a volere tutta l’arancia, spostando il fulcro della disputa dalle rigide posizioni agli interessi sottostanti.

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Il pomeriggio è stato invece dedicato ad un nuovo incontro con la selezionatrice e HR Specialist Laura Suma – https://www.manpower.it/manpower-e-il-gruppo, con a tema l’orientamento al lavoro. La Dott.ssa Suma si è resa disponibile per uno screening dei CV dei ragazzi, dando anche preziosi consigli in merito alla stesura della lettera motivazionale in risposta ad un annuncio ed alla gestione dei colloqui di lavoro.

Laura Suma

● CV
Il Curriculum Vitae dee essere redatto in maniera idonea per la selezione cui si decide di partecipare. È necessario mettere in buona luce le competenze acquisite, le mansioni svolte, le proprie soft skills. Attenzione anche all’autorizzazione al trattamento dei dati personali e la dichiarazione di veridicità degli stessi, necessari al fine di essere ricontattati dai selezionatori.

Annunci di lavoro
Prima di rispondere ad un annuncio è necessario valutarne la serietà: quanto è generico l’annuncio? Sono presenti informazioni relative al luogo di lavoro, al quadro orario? L’annuncio presenta elementi relativi alla parità di genere? È presente il nome e l’indirizzo e-mail dell’azienda selezionatrice?

● Lettera di presentazione / lettera motivazionale
La lettera di presentazione (anche: corpo della e-mail con la quale si risponde ad un annuncio) deve soddisfare i requisiti esposti negli annunci, presentando possibilmente la stessa terminologia. È suggerito il mostrare professionalità ed etica del lavoro (passione, impegno), evitando invece frasi in negativo (e.g. “non ho esperienza… nonostante…”). Attenzione poi alla grammatica e al rispetto delle formule di saluto.

L’ultima parte della giornata è stata poi dedicata alla simulazione di un colloquio di lavoro. Suma a mostrato quali domande possono essere più facilmente proposte e quali accorgimenti mettere sempre in gioco – rimanere professionali, evidenziare sempre gli aspetti positivi delle esperienze, porre attenzione a chi si ha di fronte per capire quanto “aprirsi”.

Arrivederci alla prossima lezione!

Erica Riganelli